Bedrijfsbestanden kwijt back-up maken

Drie tips voor een goede back-up van je bedrijfsdata

Back-up. Iedereen weet wat het is. Iedereen weet dat het belangrijk is. Je denk dat je het goed op orde hebt, maar is dat echt zo? Vaak kom je daar pas achter wanneer het al te laat is. Als je een belangrijke e-mail of een tijdrovend document kwijt bent. Een goede back-up van je bedrijfsdata kan veel schade voorkomen. Wij geven je drie bruikbare tips om ervoor te zorgen dat jullie back-up op orde is.

Tip 1: Office 365 heeft geen standaard back-up. Zorg daarom zelf voor een goede back-up om je bedrijfsdata veilig te houden.

Microsoft biedt met Office 365 een communicatieplatform. Daarom wordt vaak gedacht dat alle bedrijfsdata veilig en goed in de Cloud zijn opgeslagen. Een back-up lijkt niet meer nodig. We noemen een aantal valkuilen van deze gedachte.

Microsoft maakt het mogelijk om bepaalde acties terug te draaien. Bijvoorbeeld een per ongeluk verwijderde mailbox in Exchange of onbedoeld overschreven bestanden in OneDrive (revisies). Dit kan je terugdraaien, maar niet voor eeuwig. Je krijgt dertig dagen de mogelijkheid om dit te herstellen. Kom je er pas na dertig dagen achter dat dat er iets fout is gegaan, dan ben je de bestanden en e-mails voorgoed kwijt. Dus ook die belangrijke e-mail waarin jouw klant akkoord geeft op een offerte. Deze krijg je niet meer terug.

Aansluitend op het voorgaande heeft Outlook geen back-up van e-mails ouder dan dertig dagen. Verwijder je een e-mail dan slaat Outlook deze dertig dagen op. Daarna kan je deze niet meer terugvinden. Vooral bij organisaties die moeten voldoen aan strenge regelgeving vormt dit een groot risico. We hebben eerder een blog geschreven over back-ups en bewaartermijnen.

Tip 2: Veilige on-site back-up is geen volledige veilige back-up. Denk bijvoorbeeld aan het risico op brand of diefstal. Zorg daarom altijd voor een off-site back-up.

Deze tip behoeft verder weinig uitleg. Vaak staat back-up in huis naast de IT omgeving (tapes in een kluis of data op een NAS). Dat brengt risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan brand, lekkage of blikseminslag. De back-up op locatie kan in deze gevallen ook beschadigd raken. Ook biedt een back-up buiten het pand bescherming tegen diefstal. Bij inbraak heb je het risico dat al je bedrijfsdata meegenomen wordt, inclusief je back-up. Ook medewerkers kunnen bewust of onbewust een back-up tape of schijf kwijtraken. Vaak zien we dat medewerkers goedbedoeld thuis of in de auto een back-up bewaren. Een USB stick die in de auto bewaard wordt, maar uiteindelijk onvindbaar is. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Een bekend back-up principe heet “de 3-2-1 regel”: zorg voor minimaal drie kopieën van je data, bewaar deze op minimaal twee verschillende media (dragers) en zorgen voor minimaal één kopie buitenshuis. Door dat principe te implementeren verzeker je je van een goede en volledige back-up strategie.

Tip 3: Bedenk dat meerdere servers en/of schijven geen back-up oplossing is. Deze bieden uiteindelijk alleen meer redundantie en daarmee een snellere hersteltijd in geval van een calamiteit.

Veel bedrijven hebben meerdere harde schijven en/of servers. Er wordt vaak gedacht dat dit voldoende is en dat dit ook een goede back-up is voor belangrijke bedrijfsdata en bedrijfsvoering. Dat is alleen niet zo. Laten we het zo simpel mogelijk uitleggen.

Als je meerdere harde schijven hebt, werken deze met elkaar samen. Dit noemen ze een RAID-configuratie. Als je meerdere servers hebt, werken deze met elkaar samen. Dit noemen ze een cluster. Wat is het doel hiervan? De snelheid vergroten en de kans op dataverlies te verkleinen. De kans op dataverlies verkleinen is alleen niet hetzelfde als back-up. Het werkt namelijk zo.

Als je meerdere schijven hebt, worden de gegevens opgeslagen op twee afzonderlijke schijven. Gaat een schijf kapot dan staan je gegevens ook opgeslagen op de andere schijf. Je kan gewoon verder werken. Hetzelfde geldt in het geval van een kapotte server. Je kan gewoon verder werken. Het is dus niet ontwikkeld voor back-up. Deze functionaliteiten bieden alleen meer uptime in geval van calamiteit (hardware defect, schijf uitval, etc.).

Een back-up garandeert je herstelmogelijkheden indien:

  1. Een bestand per ongeluk is weggegooid
  2. Een bestand wordt ‘gegijzeld’ door bijvoorbeeld een cryptovirus (dit is een vorm van ransomware)
  3. Een bestand/server ontoegankelijk is door software fouten, bijvoorbeeld een update welke ervoor zorgt dat de server niet meer opstart
  4. Een IT omgeving welke is verloren door een bedrijfscalamiteit

Door de beschikken over een back-up kan je in bovenstaande situaties de data terugzetten naar de originele of nieuwe locatie. Door te beschikken over een langere retentie en/of off-site back-up kan je ook bestand terugzetten die in het verleden zijn verwijderd en je nu pas nodig hebt of indien de omgeving verloren raakt bij een bedrijfscalamiteit.

OK dan, ook nog een tip 4

Dit is de meest eenvoudige tip, die je ook nog eens zelf kunt implementeren: zet Automatisch Opslaan aan in Microsoft Office. Je creëert daarmee zelf een vorm van back-up, zodat bijvoorbeeld elke tien minuten een kopie wordt gemaakt van de bestanden waarmee je werkt.