Efficiënt werken

6 manieren om efficiënter te werken

Iedereen die aan een taak werkt zal hem uiteindelijk ook voltooien, maar is dit efficiënt gegaan? Efficiënter werken is iets dat veel mensen graag willen. Maar hoe doe je dat, efficiënter werken? Denk eens na over het eerste wat je doet in de ochtend; hoeveel pauzes neem je, hoe ga je om met de tijd? Heb je veel tijd over of moet je altijd haasten om taken af te krijgen zonder pauzes? Beide scenario’s zijn slecht voor je. In het eerste geval word je niet genoeg uitgedaagd en slaat de verveling snel toe. In het tweede scenario heb je weinig tijd om tot rust te komen en zit je constant in de stress wat tot een burn-out kan leiden.

Om een balans te vinden tussen een goede carrière en gezondheid staan hieronder 6 manieren om efficiënter op de werkvloer te zijn.

1 – Stel je prioriteiten van te voren vast

Prioriteer je activiteiten een avond van te voren en niet in de ochtend. Verwacht het onverwachte, want het komt elke dag weer voor dat er iets tussenkomt waar je niet op had gerekend. Denk aan de belangrijke dingen die in ieder geval gedaan moeten worden, zoals dat ene belangrijke telefoontje plegen of het voorbereiden van een vergadering. Maak een lijstje van de taken en zet de belangrijkste taak bovenaan. Zorg ervoor dat je dit lijstje overal vandaan kunt benaderen, zodat je altijd weet wat er gedaan moet worden. Je kunt natuurlijk ook een takenlijst voor een week of maand maken.

Neem elke vrijdag 15 minuten de tijd om naar de volgende week te kijken. Zo weet je altijd waar je aan toe bent en mocht je een keer tijd over houden dan kan je gelijk doorpakken. Onthoud: “People never plan to fail, they just fail to plan.”

2 – Stel deadlines in

Naast het opstellen van takenlijsten is het ook verstandig om deadlines toe te wijzen aan deze taken. Wees ambitieus én realistisch bij het opstellen van deadlines. Zonder deadlines is er veel ruimte voor interpretatie bij het uitvoeren van de taken en komen ze misschien wel nooit af. Als je in een team werkt waar geen gebruik wordt gemaakt van deadlines, sta erop dat er gebruik wordt gemaakt van een planning. Dit zal uiteindelijk voor iedereen wat opleveren en voorkomt dat projecten steeds maar weer uitlopen.

3 – Ruim je werkplek op

Rommel en stapels papier kunnen een grote negatieve invloed hebben op uw productiviteit. Ondanks dat het voor de hand ligt, nemen weinig mensen de tijd om hun werkplek op te ruimen. Ik stel voor dat je het vandaag doet! Leg je belangrijke papieren op één stapel en gooi de rest in de papierbak. Als het al langer dan 30 dagen op je bureau ligt, vraag jezelf dan af of het nog wel benodigd is. Hulp nodig bij het opruimen van je werkplek? Met deze 7 stappen ga je naar een opgeruimde werkplek.

4 – Upgrade je technologie

Voor sommige mensen staat meer gadgets gelijk aan meer stress. Maar als je technologie op de juiste manier gebruikt en onder de juiste omstandigheden, kan het veel voordeel opleveren. Een betere, snellere computer of een nieuwe smartphone kan tijd besparen en zorgt ervoor dat je productiever wordt. Hou wel in gedachten dat een snellere computer je alleen tijd bespaart als je het ook daadwerkelijk voor werk gebruikt, en niet voor spelletjes?:)

5 – Denken in de ochtend, werken in de middag

De meeste mensen zijn scherper van gedachten voor de lunch, het advies is dan ook om taken waar je goed je gedachten bij moet houden in de ochtend te plannen. Moet je een ingewikkeld rapport schrijven? Doe dit dan gelijk wanneer je in de ochtend plaats neemt op je werkplek. Aan de andere kant, plan vergaderingen en conference calls in de middag. Dit is de beste tijd om met anderen te overleggen en ideeën te delen.

6 – Delegeer

Het zou kunnen dat je geen team heeft om te managen of te delegeren. Toch is het van belang om het potentieel van jouw collega’s te benutten zodat je beter je werk kunt doen. Kijk naar je takenlijst en bedenk wie je zou kunnen helpen bij het uitvoeren van deze taken. Delegeer ook naar jezelf toe. Praat regelmatig met het management om helder te krijgen wat je taken precies zijn, wat het management wilt en hoe deze taken het best uitgevoerd kunnen worden. Hiermee laat je tevens gelijk zien dat je je wilt inzetten voor het bedrijf en dat is natuurlijk altijd positief.